Kontrola a správnosť vedenia pokladničnej evidencie firmy

Kontrola a správnosť vedenia pokladničnej evidencie firmy

Operácie s hotovosťou patria k rutine pri podnikaní a preto je potrebné ich správne zaznamenať. Hotovosťou platíme za služby a tovar, napr. na pošte, v obchode, v reštaurácii a pod. Podľa slovenskej legislatívy majú podnikatelia na výber dve sústavy vedenia účtovníctva , a to jednoduché a podvojné, ktoré majú rôzne požiadavky na účtovné zápisy a knihy. Hlavným rozdielom sú účtovné knihy, podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov sú podnikatelia účtujúci v sústave podvojného účtovníctva povinný viesť účtovný denník a hlavnú knihu. Musia tu byť zaúčtované všetky účtovné prípady a odlišujú sa štruktúrou. V denníku sa účtujú chronologicky a v hlavnej knihe sú usporiadané z vecného hľadiska systematicky na jednotlivých syntetických a analytických účtoch účtovej osnovy. Využitím údajov z hlavnej knihy vie účtovná jednotka získať informácie ja o stave hotovosti v pokladniciach. Legislatíva neukladá povinnosť viesť pokladničnú knihu v sústave podvojného účtovníctva, stav a pohyby hotovosti sa účtujú na účte 211 – Pokladnica. V sústave jednoduchého účtovníctva je pokladničná kniha samostatnou účtovnou knihou , patrí k pomocných knihám a zabezpečuje preukázateľné vedenie účtovníctva v hotovosti. Viesť pokladničnú knihu ako jednu z pomocných účtovných kníh ukladá zákon o účtovníctve v prípade, ak je to pre účtovnú jednotku potrebné. Obsah a spôsob vedenia pokladničnej knihy bližšie upravujú postupy účtovania v sústave jednoduchého účtovníctva. Podľa zákona č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnici v znení neskorších predpisov sú podnikatelia povinný viesť knihu registračnej pokladnice. Pokladničná kniha a kniha registračnej pokladnice sú dve rôzne knihy s rôznou náplňou. V pokladničnej knihe sa účtuje stav a pohyby peňažných prostriedkov v hotovosti , šekov prijatých  namiesto hotovosti ( stravné lístky prijímané v reštauráciách) v nadväznosti na fyzický stav peňažných prostriedkov v hotovosti. Na začiatku účtovného obdobia sa zaúčtuje začiatočný stav pokladnice. Účtovné zápisy sa vykonávajú chronologicky tak, ako v účtovnom období vznikajú. V zmysle ustanovenia §29 ods.3 zákona č.431/2002 Z. z. Zákona o účtovníctva má spoločnosť povinnosť inventarizovať peňažné prostriedky v hotovosti najmenej 1-krát ročne. Inventarizačné zápisy musia byť v súlade s ods. 3 § 30 Zákona. Inventarizáciou sa overuje, či je fyzický stav peňažných prostriedkov schodný so stavom v účtovníctve. Inventarizačným rozdielom môže byť schodok alebo prebytok hotovosti, ak ho nevieme preukázať účtovným dokladom. Prebytok sa zaúčtuje ako príjem do pokladne a schodok ako výdavok. Schodok sa účtuje aj ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe, ktorá je povinná schodok uhradiť. Platby platobnou kartou je potrebné viesť v samostatnej evidencii priebežných položiek až do zaúčtovania pri ich prijatí na bankový účet .

Podľa zákona č. 394/2012 Z. z. o obmedzení platieb v hotovosti, ktorý zakazuje vykonávať platby v hotovosti prevyšujúce  sumu 15 000 eur, ak sa jedná o platby medzi fyzickými osobami – nepodnikateľmi. Ak je odovzdávajúcim alebo preberajúcim platby fyzická osoba vykonávajúca podnikateľskú alebo inú samostatnú zárobkovú činnosť alebo právnická osoba, platba v hotovosti nesmie presiahnuť sumu 5 000 eur. Zákon zakazuje akékoľvek platby v hotovosti bez ohľadu na ich právny dôvod, okrem výnimiek presne definovaných v zákone. Zákaz sa vzťahuje nielen na platby za predaj tovaru a poskytovanie služieb, ale aj na platby pôžičiek, plnenie záväzkov, vklady spoločníkov do základného imania, vyplácanie podielov na zisku, platby záloh a preddavkov a pod. Platba vykonaná za dodanie tovaru na dobierku, ako aj platba kreditnou kartou sa nepovažuje za platbu v hotovosti. Ak predávame tovar alebo poskytujeme službu spadajúcu pod zákon o ERP, tak pri platbe v hotovosti vydávame doklad, ktorý je zjednodušenou faktúrou. Takýto doklad môžeme vydať v dvoch prípadoch a to pri hotovostnej platbe nižšej ako 1 000 € a pri platbe platobnou kartou nižšej ako 1 600 €. Ak predávame tovar alebo poskytujeme službu v hodnote vyššej ako 1 600 € alebo pri hotovosti vyššej ako 1 000 € musíme vystaviť faktúru.

Príklady: